حسابات المطاعم excel - شرح تفصيلى لادارة حسابات المطاعم + تحميل برنامج حسابات مجانا

حسابات المطاعم تبدأ دوره ادارة ومراقبة حسابات المطاعم بالمراحل التاليه

مرحله الشراء

مرحله الاستلام

مرحله التخزين

مرحله الصرف من المخازن

مرحله التحضير

مرحله تقديم المنتج

حساب تكلفه المنتج والتسعير

أولا : مرحله الشراء

يقوم أمين المخازن بكتابه أمر شراء موضحا به الكميه المطلوبه والكميه الموجوده بالمخازن بوقت كتابه امر الشراء واعتماده من مراقب التكاليف وممثل الحسابات وتقديم طلب الشراء لقسم المشتريات للأتصال بالمورد وابلاغه بامر التوريد ويتم التوريد طبقا للعقد الموقع مع المورد.

بعض الفنادق والمطاعم تقوم بتغير عقد المورد شهريا وذلك تماشيا مع أسعار السوق اولا بأول بحيث يقوم قسم المشتريات قبل نهايه كل شهر بعشره أيام بعمل مقارنه أسعار بين أكثر من مورد ( على الاقل ثلاثه موردين ) ومن ثم اختيار المورد الانسب للتوريد للمنشاه من حيث الاسعار والجوده ومده التوريد والسداد .

يراعى عند كتابه امر الشراء الحد الاقصى والادنى للأصناف داخل المخازن ومده صلاحيه الصنف ومعدل دوران الصنف داخل المخزن بالاضافه الى مساحه التخزين بالمخازن

ثانيا : مرحله الاستلام

وهى من المراحل الهامه جدا من مراحل أنتاج المنتج حيث أن الاستلام الجيد والسليم سيؤدى الى تقليل تكلفه الهدر وتقديم المنتج بصوره جيده ويجب مراعاه النقاط التاليه عند الاستلام

وجود لجنه للأستلام مكونه من أمين المخازن ومراقب التكاليف والشيف المسئول او من ينوب عنه

مقارنه فاتوره المورد بأمر / طلب الشراء

الفحص الجيد للأصناف المورده ويشمل الفحص فحص تاريخ الانتاج ومده الصلاحيه والانتهاء والوزن "وجود ميزان بمنطقه الاستلام"

الفرز الجيد للخضار والفاكهه وارجاع التالف للمورد سيؤدى الى تقليل التكلفه وزياده فى مده التخزين

عمل أذن أستلام (RECIVING VOUCHER) فور الانتهاء من الأستلام مرفق صوره نموذج أذن الاستلام

فى حاله وجود مرتجع أو أصناف تم رفض أستلامها يجب عمل أذن ارتجاع وارساله مع مندوب المورد بعد توقيعه عليه مع ذكر أسباب رفض الاستلام مرفق نموذج أذن ارتجاع

ثالثا : مرحله التخزين

وهى المرحله التاليه مباشره لمرحله التخزين ويتم فيها الاتى

بعد الانتهاء من الاستلام يتم تخزين الاصناف ورصها طبقا لمخازنها كل على حده حيث انه من المعروف انه يتم تقسيم المخازن الى اربعه مخازن رئيسيه وهى مخزن الاغذيه – مخزن المشروبات – مخزن الجنرال – مخزن الصيانه

بعد الانتهاء من عمليه الرص يجب تنزيل الاصناف الوارده بكروت الصنف الخاصه بها ومرفق نموذج لكارت الصنف بالمخازن

عند الرص يجب مراعاه رص العبوات الزجاجيه دائما بأسفل الارفف لتفادى سقوطها

يجب كتابه تاريخ التوريد على صنف من الاصناف بكوبون او استيكر ملصق وذلك لانه عند اكتشاف مشكله فى الصنف يمكن بسهوله معرفه المورد وتاريخ التوريد كما انها تسهل فى عمليه الصرف بتطبيق سياسه الوارد اولا يصرف اولا

فى حاله استلام لحوم مجمده يجب فتح الكرتونه والتاكد من ان نفس البيانات المدونه بالخارج هى نفس البيانات المدونه على القطعه بالداخل ويقوم امين المخزن بعمل أستيكر لحوم بالاوزان لتسهيل عمليه الصرف وضبط الوزن ومتعارف بأسم " MEAT TAG" من نسختين

التخزين يجب ان يكون فى درجات الحراره المناسبه لكل نوع

ذكاء أمين المخزن وعمال المخزن فى الرص والتخزين يؤدى الى خلق مساحات تخزينيه مناسبه

رابعا : مرحله الصرف

وهى مرحله تتم بين الاطراف الداخليه للمنشاه ويتم فيها صرف وتداول الاصناف من المخازن الى كافه الاقسام ويتم فيها الاتى

يتم الصرف بناءا على سياسه الوارد اولا يصرف يصرف اولا

يتم الصرف من المخازن بأذن صرف موقع من مراقب التكاليف ومدير القسم وممثل الاداره الماليه مرفق نموذج لاذن الصرف

بعد الانتهاء من عمليه الصرف يجب تنزيل الكميات المنصرفه للأقسام بكروت الصنف اولا بأول وذلك لسهوله مراقبه الصنف

خامسا : مرحله التحضير

وهى المرحله الخاصه بأنتاج المنتج ويوقوم بها قسم المطبخ لانتاج المنتج وتقديمه فى صورته النهائيه ومن اهم النقاط الواجب عملها فى قسم المطبخ الاتى

وجود رسبيهات بكل الاصناف التى يتم عملها بالمطبخ وكمياتها وعدد الزبائن المقدمه لهم ( يتم أعدادها من قبل الشيف العمومى وتسعيرها من قبل مراقب التكاليف )

كتابه أذون صرف المخازن بالاصناف المطلوبه ويتم الصرف بناءا على على عدد النزلاء او الزبائن المتوقع لليوم التالى

عند كتابه اذن الصرف يراعى عمل أحتياطى بنسبه معينه لمواجهه ايه أحتمالات او زياده فى الاعداد طارئه

يتم فى نهايه اليوم جرد الرصيد المتبقى من الاغذيه بالمطبخ واخذه كرصيد للصرف فى اليوم التالى

عدم خروج وجبات من المطبخ الا بأذن معتمد سواء كانت وجبات النزلاء او وجبات الضيافه ( حيث ان وجبات النزلاء يتم عمل شيكات ايراد لها لتدخل ضمن ايرادات اليوم اما وجبات الضيافه فيتم عمل اوفسر لها وخصمها من تكلفه اليوم بسعر التكلفه )

يجب ان يراعى قسم المطبخ او الشيف المسئول الفحص اليومى لثلاجه الخضار سواء الموجوده بالمطبخ او الموجوده بالمخازن

فى حاله وجود هالك أثناء عمل الوجبات يجب ان يتم اثباته وتقدير كميته وخصمها من التكلفه مع معرفه السبب لحدوثه

بتم الصرف بناءا على الاعداد المتوقعه لليوم التالى وعلى اساس الرسبيهات التى عملها من قبل الشيف ومحدد فيها الكميات للفرد الواحد

يجب ان يقوم الشيف المسئول يميا بمتابعه والاطلاع على التكلفه ومعالجه اسباب ارتفاعها

سادسا : مرحله تقديم المنتج

ويوقم بها قسم السرفيس بالفندق ويتم تقديمها وفقا للأصول المتعارف عليه

سابعا : أحتساب تكلفه المنتج وتسعيره

وهذه المرحله خاصه بمراقب التكاليف لاحتساب تكلفه المنتج الذى تم انتاجه ويتم تسعيره بناءا على توجهات الاداره والربح المطلوب تحقيقه ويتميز عمل مراقب التكاليف بالاتى

متابعه دوره الاغذيه والمشروبات من بدايه كتابه طلب الشراء الى مرحله الاخيره وهى انتاج المنتج وتقديمه

التسعير اليومى لأذن الصرف المكتوب من الاقسام وحساب تكلفته بناءا على الاعداد المتوقعه ) يتم اخذ الاعداد من قسم الحجز ) لليوم التالى

يتم تسعير أذن الصرف قبل صرفه من المخازن

v وجود كروت مراقبه أصناف المخزن والتنزيل بها ( غير الكروت الموجوده بالمخزن )لمراقبه الاصناف داخل المخزن

v اخراج التقارير اليوميه وهى

· تقرير يومى بالاصناف المستلمه بكل مخزن على حده وهو مايسمى ( DAILY RECIVING ) مرفق نموذج

· عمل تقرير تكلفه يومى عن اليوم السابق وهو مايسمى ( DAILY FLASH ) لمعرفه متوسط تكلفه الفرد عن اليوم السابق ومرفق نموذج يضح التصميم الخاص به

· الجرد بنهايه اليوم للأصناف المتبقيه بمخزن المطبخ وخصمها من تكلفه اليوم نفسه

v اخراج وعمل التقارير الشهريه وهى

· تسويه الأغذيه والمشروبات وهى مايطلق عليها ( FOOD AND BEVERAGE RECONCILAITION )

يتم عمل هذه التسويه بناءا على المعادله الاتيه

رصيد أول المده ( الموجود بالمخازن + الموجود بالمطبخ ) + المشتريات ( سواء مباشره أو غير مباشره ) – } ماتم صرفه فعلا { = رصيد أخر المده

مرفق نموذج يوضح شكل هذه التسويه

· قائمه دخل قسم الاغذيه والمشروبات ( FOOD & BEVERAGE INCOME STATEMENT ) وهى قائمه أما يتم عملها شهريا أو سنويا بنهايه كل سنه ويفضل عملها شهريا لسهوله مراقبه أنحراف التكاليف " مرفق نموذج يوضح شكل هذه القائمه "